総合カタログの制作フローを見直すことで
担当者様の業務負荷を軽減し、残業時間の大幅な削減に貢献！
（おもいやりの泉／総合カタログ制作事例）
FP推進室の皆様とDCD営業西村（後列右）
株式会社フロンティア様は、調剤薬局事業と福祉事業を主軸とした事業を全国で展開されています。私たち大伸社コミュニケーションデザインは2010年から同社の福祉用品の総合カタログの制作をお手伝いしており、総合カタログの制作フローの見直しを行ったことで、ご担当者様の残業時間の大幅な削減に貢献いたしました。そこで今回は総合カタログ制作を担当されております、株式会社フロンティア FP推進室 室長 池田様、係長 宮﨑様にお話を伺いました。
カタログ制作のフロー見直しに取り組んだきっかけは、
「NO残業デー」の誕生。
左：宮﨑様、右：池田様
◎池田様
弊社は、調剤薬局事業と福祉事業を主軸とした事業を展開しています。私たちFP推進室は、両方の事業に携わっており、薬局の看板や空間デザイン、グループホームの設計や福祉用品のカタログ作りなど、幅広く担当しています。しかし、部署として任される仕事の量は年々増加傾向にある一方、2015年に「NO残業デー」が社内に誕生しました。こちらは週２回定時で帰り、その他の平日も19:30までに退社するというもので、FP推進室も業務改善を行う必要がありました。そこで私たちは、福祉用品の総合カタログの制作に長い間ご協力いただいているDCDさんに真っ先に、カタログ制作業務の負荷を軽減する方法がないかとご相談しました。
様々な提案を受けた結果、まずは着手しやすいところから始めることに。
福祉用品総合カタログ「おもいやりの泉」
◎池田様
実は以前からDCDさんには、カタログ制作の負荷軽減策についてご提案いただいていました。しかし、制作フローを変えることはリスクを伴うと思い、なかなか勇気が出ず、挑戦することができませんでした。ですが、社内に「NO残業デー」ができたことが追い風となり、前向きに検討することになりました。
◎宮﨑様
最終的に「やってみてダメなら前の方法に戻せば良い」、そんな思いで挑戦することになりました。DCDさんからは様々なご提案をいただきましたが、少しずつ取り入れていこうと思い、まずは４回行っていたカンプ※のやり取りを１回減らすことに挑戦してみることにしました。
※カンプとは、仕上がり見本のこと。デザインの段階で、企画どおりの仕上がりであるか確認するために作成します。
フロー見直しに対しての不安な気持ちを伝えると、さらなる提案を受け
負荷を感じていた業務を、丸ごとDCDに依頼することに。
◎池田様
「カンプのやり取りを１回減らす」というご提案をいただいた際は、「チェックの回数が減ることで、誤植やミスにつながりそうで不安です」と正直にお話ししました。するとDCDさんは「それなら、事前に当社で原稿に校正をかけたらどうですか」と別の策を出してくださいました。私たちのカタログには、自社製品だけではなく、他のメーカーさんの製品も掲載しています。従来の制作フローでは、カンプに流し込んだ状態の原稿に対して私たちが、メーカー各社のカタログやホームページを見て、名称や価格などの整合性を確認していました。
◎宮﨑様
実はこの作業、結構なストレスがかかるだけではなく、原稿整理がうまくいかず混乱することも多々。ですが提案を受け入れ、カンプに流し込む前に、集まった原稿をDCDさんの方で校正していただくことで、私たちからこの工程は手離れしました。さらには、プロが見てくれるため私たちが確認作業を行うよりも、より原稿の精度は高くなったと思います。その後の作業を進める上で安心感もありましたね。
◎池田様
ただ、私たちの代わりにこの作業をDCDさんが行うことに対して、社内では不安の声もありました。いくら校正のプロであっても、福祉用具のプロではないので・・・。最終的に私たちが確認をし直すことも覚悟していましたね。しかし、長くお仕事をしてきた経験から、ミスジャッジというものはありませんでした。あがってきた校正原稿を見て「DCDさんは、本当に分かってくれているなあ」と感じましたね。その他、お互いの作業を効率化するためにスケジュールの見直しなどのご提案をいただきました。夏の時点で冬のスケジュールを出していただけるので、他の業務の予定も立てやすかったです。カタログ制作に関して他部署に依頼を行う際も、かなり前もって声をかけることができるため、部署間でのやり取りもスムーズになりました。
カタログ制作のフローを見直したことにより
FP推進部は大幅な残業時間削減に成功！
◎池田様
これらの施策を取り入れたことにより、残業は大幅に減りましたね。弊社では、月30時間以上残業を行った社員は、ある会議で名前を出されるんです。FP推進室は名前が挙がる常連でしたが、DCDさんと一緒にカタログ制作フローを見直したことによって、常に30時間以上残業するメンバーはいなくなり、名前も出されることはなくなりました！また、残業が減っただけではなく、月に１回ある土曜出勤の日は有給休暇を使って休めるようになりました。平日の帰りも早くなりましたし良いことづくしです！
◎宮﨑様
カタログ制作にかける時間が減った分、他の仕事に手が回るようになりました。FP推進室の業務の幅が広がったことも、そのおかげだと思います。また、個人的には毎年冬に訪れる、カタログ制作へのプレッシャーがなくなりました。「この忙しい時期に、子どもが体調を崩したらどうしよう」と以前はずっと考えていましたが、今ではその心配がなくなり、とても感謝しています。
長年続けている仕事にも手を抜かず、熱心に取り組む姿勢と
何を相談しても、応えてくれる安心感がDCDの魅力。
カタログの中面は、身体が不自由な方やお年寄りの方が見られることを配慮し、フォントや文字の大きさ、色合い、装丁など、ユニバーサルデザインを意識したデザインになっています。
◎池田様
私たちは常により良いカタログを作りたいと考えており、完成後には必ず反省会を行っています。DCDさんにも毎年参加していただいており、良いところも悪いところも共有し、翌年に生かすようにしています。きっと制作会社さんから見れば、同じ金額をもらえるなら、昨年と同じ方法で、同じものを作った方が楽なはずなんです。でも、DCDの皆さんは、私たちのカタログに対して熱意を持って制作してくださり、常に様々な提案を行ってくれます。他の会社さんとのお取引もありますが、DCDさんのそういう姿勢はとてもありがたいです。おかげでいつも気持ちよくお仕事ができます。
◎宮﨑様
デザインやコピーについて相談すると、必ず複数案だしてくださるんですよね！ついつい甘えちゃうんですけど、「さすがプロだなあ」とつくづく思います。
◎池田様
あー、わかりますね。どんなことを言っても「手詰まりです」と返答されたことはないです。キャッチコピーひとつとってもそうですね。何を尋ねても必ず応えてくれるので、調子に乗ってすぐに相談しちゃうんです。このように、常に良いものをともに追い求め、PDCAをまわし続けてきたことにより、近年は構成やデザインも落ち着いてきました。だからこそ、カタログ制作フローの見直しにも着手できたんだと思います。また、今年からDCDさんに、新たに「社内報」の制作もお願いすることができたのは、皆さんがいつも真摯な対応を行ってくださってきたからだと思いますよ。
2017年からDCDが制作に参加している、フロンティア様の社内報
社内からは良い評判しか聞こえませんね。「売っている雑誌のようだね！」と声をかけられたときは嬉しかったです。当初は、リニューアル号の初回だけ全てのコンテンツ制作をお手伝いいただく予定でしたが、出来上がったものが素晴らしすぎて、次号以降もほとんどのコンテンツの制作をお願いすることに。DCDさんは、弊社の社内報の分析やその結果をもとに必要なコンテンツの提案なども行ってくれました。
今後も、プロとしての意見と積極的な提案を期待。
◎池田様
やはり「変化」というものは、良い結果を生む可能性がある反面、リスクが伴うことだと思います。ですが、DCDさんとはそんなことを気にせずに「ああしたらどう？」「こうしたら良いんじゃない？」と、お互いに言い合える関係でありたいと考えています。いただいたご提案がたとえ面倒であったり、お金がかかることであっても、効果があるなら実行する価値は大きいと考えています。これからもどんどんご提案いただきたいですね！
◎宮﨑様
以前、DCDさんで校正を担当されている方にお会いしたのですが、その時に校正についての悩みをご相談したんですね。すると、すぐにカバンから社内資料をだしてくださり、私たちに見せてくれたんです。
当時お渡しした、校正に関する社内資料
この資料、カタログ制作を行う時にとても便利だったんです！コピー、デザイン、校正問わず、プロの意見はこちらとしても大変勉強になるので、これからもいろんなことを教えて欲しいですね！
取材にご協力いただいた、株式会社フロンティア様
「人と心を大切にする」を企業スローガンに掲げ、薬局ならびに福祉用具レンタル事業を中心に展開されておられます。薬剤事業では、主に病院に近い門前薬局を全国150店舗以上に展開し、処方意図を丁寧に説明する服薬指導や健康管理アドバイスなど、患者様に寄り添ったサービスを提供されています。また、福祉用具レンタル事業では、お客様一人ひとりの身体状況や生活環境などを的確に把握し、お客様にとって最適な福祉用具、より安全・快適に暮らすための住宅リフォームなどのご提案を行なっています。
※2017年9月に取材しました