みなさん「議事録をとるのって面倒だなぁ」と感じませんか？
私は面倒だと感じてしまうのですが、プロマネにとっての議事録は、「意思決定の記録」であり、「行動を引き出すためのツール」のため、省くことができない重要なもの。どうにかこの作業を効率化したく、最近は色々なツールに頼っています。
今回はAIやツールを活用した議事録作成術を３つのステップでご紹介します！
【STEP 1】音声データをとる
会議中に録音を取ります。録音する前に、参加者全員に「録音しますね」と一言許可を取りましょう。録音はスマホのボイスレコーダー機能でも十分です。
私はオンライン会議が多いため、録画をとることが一番多いです。
【STEP 2】ツールをつかって文字起こし
次に録音データを「自動で文字起こししてくれるツール」にアップロードします。
たとえば以下のようなツールがあります。
・Googleドキュメント 音声入力機能
・Notta（ノッタ）
・Otter.ai（オッター）
これで、だいたいの議論内容をテキスト化することができます。
私はオンライン会議ではZoomを行うことが多いのですが、Zoomは、STEP1のフローをふまずに、STEP2の文字起こしから行うことも可能なため、とても助かっています。
【STEP 3】AIツールに「要約指示」を出す
最後にChatGPTやGiminiなどのAIツールに議事録作成の依頼をします。
文字起こしされた文をすべてコピペをして「議事録用に簡潔に要約してください。」といれてみましょう。
すると、AIが議事録で整理してくれます！
単語などは間違えていることも多いですが、アウトラインが整形されているだけで、自分で議事録をとるよりもずっとラクに。
「XXという単語を◯◯にして」「この部分をもう少し詳しくして」と修正したり、「決定事項だけまとめて」 「Todoリストを作って」というような追加指示を入れていくと、まとめやすくなります。
注意点として、議事録は機密情報が含まれますので、「入力データをモデルの学習に使用しないプラン」で実施しましょう。
議事録の時短に、ぜひいろいろなツールを活用してみてください！
