営業部サポートチームの土屋です。出産・育児休暇を経て2015年4月に時短勤務で復職しました。毎日あっという間に時間が過ぎ、気が付くと帰宅時間。復職してからは仕事をできるだけ効率的に行えるよう、日々考えています。今回はそんな私が最近取り入れた、メールの送受信についてのとっても簡単な時間短縮テクニックについて紹介します。
1.よく使うワード/文章を辞書登録する。
PCの辞書登録機能を使って、よく使うワードを変換しやすいようにします。
例えば、「おつ」→「お疲れさまです。土屋です。」
「たいへ」→「大変お世話になっております。」
「めーる」→「XXX@yyy.jp(自分のメールアドレス)」など。
登録方法は簡単。PCの右下にある「あ」を右クリックするとIMEのオプションが表示されるので、「単語の登録」を選択して、登録するだけ。
難しい字のクライアントなどの名前も登録しておくと、メール送信時に「変換でてこないなぁ。」ということがなくなります。
Windowsの場合
2.定型メールを作成しておく。
よく作るメールは定型でメールを作っておくと便利です。定型メールの作成方法はお使いのメーラーによって違うため、ここでは割愛しますが、検索するとすぐに見つかり、とても簡単です。DCDでは申請や業務の依頼をメールで行いますが、その際の必須項目を定型メールに記載しておくと伝えるべき情報をモレなく相手に伝えられます。
3.タイトルに物件ナンバーを入れる。
ナンバーで物件を管理している場合は件名にナンバーをいれておくと、後にすぐに検索できます。たいていは同じタイトルで返信をもらえるので、他の人への依頼メールなどにも入れるようにしました。のちにメールを振り返りたいとき探すのに時間がかかりません。
一日に何十通と送受信するメールについて、どれも基本的な機能ですが、私は最近まで行っていませんでした。ひとつひとつにそんなに効果はないようでも、「チリ」も積もれば「ヤマ」となるはず…。もしよかったら、みなさまもお試しください。また、何かおすすめの時短術があればぜひご連絡ください！